No. 7 Física y metafísica del tiempo

   
 
Introducción
Física y metafísica del tiempo
Cronopatología de la vida cotidiana
Qué es la eficacia
Determinación de objetivos y prioridades
Planificación de las actividades
Evaluación de la rentabilidad y las prioridades
Planificación y programación del tiempo
Aprender a decir no
Causas de las pérdidas de tiempo
Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas
Cómo no "dar largas a las tareas"
Delegar tareas o funciones
Evitar perder el tiempo en reuniones
Caso práctico ¿incompatibles compatibilidades o compatibles incompatibilidades?
Física y metafísica del tiempo

El ser humano es inteligente y una de las grandes características de su inteligencia es saber cuales son sus limitaciones para poder subsanarlas. Por mucho que pase el tiempo, el ser humano nunca podrá volar. Pero ha sido lo suficientemente inteligente como para que, sabiendo esta limitación, construya una máquina llamada "avión" que nos permita volar.

Aplicando este símil al trabajo, el cerebro humano tiene sus limitaciones y no es capaz de procesar y realizar más tareas de las que fisiológicamente está preparado. Pero se ha investigado al respecto y se han desarrollado técnicas o herramientas para, dada la limitación del procesamiento máximo de la información, seamos capaces de organizar nuestro trabajo de tal manera que variables contaminantes como la desorganización, el estrés, la ansiedad, la fatiga, disminuyan considerablemente y nos permitan la realización de una tarea más productiva.

Como no somos capaces de procesar toda la información que nos llega, la cantidad de problemas tiende a aumentar de modo exponencial, mientras que la cantidad de tiempo disponible sigue siendo la misma. A esto se le conoce como el "Fenómeno de Tiempo Comprimido". El exceso de trabajo para el tiempo que disponemos es un mal endémico. Todos los profesionales en la actualidad se enfrentan a una sobrecarga de trabajo y de información pese a las innovaciones técnicas destinadas a reducirlo. ¿Estamos preparados para enfrentarnos a los desafíos de la era de la información?.

Peter Druker decía que "Nada distingue tanto al profesional eficaz como su amor al tiempo". Pero aunque nos cueste un enorme esfuerzo definir qué es el tiempo, sí podemos enumerar algunas de sus características más significativas:
- Es un recurso escaso: deseamos tener más de ello.
- Es absolutamente inelástico: deseamos que el reloj marche más despacio.
- Es irremplazable: no se puede volver atrás.
- Es equitativo y justo: se nos entrega a diario una cantidad fija de 24 horas igual para todo ser vivo.
- Es inexorable: no atiende ni a súplicas ni ruegos.
- Es indispensable: nuestra vida es el tiempo que pasamos "aquí".

Su esposa no pudo contener un sentido suspiro al ver la luna reflejada en los ojos de John.

Pero de aquella idílica Luna de Miel han pasado ya 10 años.
Si completamos nosotros la película veremos que existe una diferencia abismal entre la película real de los últimos 10 años en la vida de nuestros protagonistas, y la película ideal que trataron de escribir.

El tomar la decisión sobre qué es lo que se quiere en la vida es una de las cuestiones más difíciles. Muchas personas nunca se deciden a afrontar esta cuestión. Casi todas las personas desean conseguir más de la vida, pero se encuentran muy despistados sobre lo que este "MAS DE LA VIDA" tendría que ser. Pruebe a contestar a la pregunta de ¿qué desea hacer en su vida?. Imagínese el resto de su vida como si fuera una película en la que usted es el protagonista, el guionista y el director. Usted escribe el argumento, decide el lugar y elige a los actores secundarios. Describa lo que sería un día perfecto en su vida dentro de cinco años.

Quizá se encuentre en un apuro. Pero tranquilo. Todos pasamos por el mismo sitio. Si ha tratado de iniciar este ejercicio que proponíamos en el párrafo anterior, se habrá dado cuenta que en todo proceso de planificación debemos darnos cuenta, valga la redundancia, de qué es lo que nos pasa en el momento actual para poder cambiar situaciones futuras.

Si quisiéramos escribir, en vez de una película "romanticona", una película laboral deberemos movernos en una dirección única, tratando de armonizar los conocimientos y deseos, traduciendo cada uno de los objetivos en tareas específicas y de irlas pasando en bloques temporales, una a una a la lista diaria. Deberemos realizar un seguimiento con puntos de control en las fases intermedias que previamente hayamos determinado.

Muchas personas mantienen un aspecto claro de que su cerebro está sobrecargado durante largos periodos. Ven todas sus futuras obligaciones, en el trabajo y en su vida personal, como una conjunto de tareas no estructurado y desorganizado. Lo grande y lo pequeño están mezclado, sin ningún orden ni concierto. Esto da como resultado un cerebro totalmente ocupado en el procesamiento de infinidad de pequeños detalles que no están relacionados entre sí, donde resulta imposible distinguir entre lo importante y lo trivial. Muchas cosas se olvidan, o se realizan en un orden inconexo, simplemente guiadas por el impulso.

Ante esta situación es frecuente que no se haga nada, floreciendo de esta manera un sentimiento de culpabilidad o mala conciencia ante el trabajo no realizado. Las prioridades del trabajo se han fijado de una manera equivocada. En un momento determinado parece que es más importante lo que es visible en una agenda teniendo el despacho totalmente desordenado.

Existe una correlación directa entre la visión global o de conjunto y el nivel de actividad que se realiza. Un requisito previo para la espontaneidad y la creatividad es un nivel de energía lo suficientemente alto, que va a depender de la visión global y del sentimiento de control de las situaciones.

Tener un plan preparado para el próximo periodo de planificación antes de que termine el anterior dará al cerebro subconsciente la oportunidad de "dormir sobre éste". De esta manera se pueden producir nuevas ideas sobre como mejorar los resultados del periodo siguiente.

Una buena táctica consiste en escribir las ideas justo en el momento en que a uno se le ocurren. Este registro va a aliviar al cerebro consciente. Solamente cuando se sienta que el día siguiente ya está controlado y que la cabeza no está llena de "cabos sueltos" se podrá disfrutar del momento presente.
Si queremos salir de la situación caótica de la desorganización, se deben fijar unos objetivos, que han de ser:

- Muy concretos y específicos.
- Pocos pero muy importantes.
- Compatibilizables entre ellos.
- Alcanzables, pero con dificultad.
- Cuantificables (en la medida de lo posible).
- A plazos, e incluso con escalones intermedios para facilitar su seguimiento.
- Escritos y fácilmente consultables.
- Que según evolucionan las situaciones evolucionen también los objetivos.
- Y la propia evolución y desarrollo personal deben hacer variar la importancia de las cosas.

De igual modo, a estos objetivos hay que asignarles unas prioridades. Tener definidos los objetivos supone la existencia de un rumbo de trabajo. Pero los objetivos no se alcanzan si no es a través de las actividades que se realizan. "La trampa de la actividad" consiste en que estamos tan ocupados en lo que hacemos que olvidamos para qué lo estamos haciendo. Establecer la prioridad de cada actividad es la mejor, y casi única, garantía posible de lograr la eficacia que se requiere en cada trabajo.

 

Tips

The people from Bermuda sent secret supplies of gunpowder to George Washington during the American War of Independence.