No. 7 Cronopatología de la vida cotidiana

   
 
Introducción
Física y metafísica del tiempo
Cronopatología de la vida cotidiana
Qué es la eficacia
Determinación de objetivos y prioridades
Planificación de las actividades
Evaluación de la rentabilidad y las prioridades
Planificación y programación del tiempo
Aprender a decir no
Causas de las pérdidas de tiempo
Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas
Cómo no "dar largas a las tareas"
Delegar tareas o funciones
Evitar perder el tiempo en reuniones
Caso práctico ¿incompatibles compatibilidades o compatibles incompatibilidades?
Cronopatología de la vida cotidiana

Existen una serie de situaciones escritas sobre este papelque, por muy graciosas que nos puedan parecer, son reales. Nuestra sonrisa ante ellas no es más que reconocer ante nosotros que es cierto, pero queriendo demostrar a los que nos miran que "no tienen que ver con nosotros". Esta reacción no es más que un mecanismo de defensa. He aquí algunos ejemplos:

- El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado.
- Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta.
- El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en "S". Es fácil ser, a la vez, un chapuzas en unos temas y un perfeccionista en otros.
- Nunca se puede hacer solamente una cosa.
- Un hombre con un reloj sabe qué hora es. Un hombre con dos relojes nunca estará seguro.
- Cuanto más lejos está el futuro, más bonito nos parece.
- Si se quiere identificar a un experto, hay que escoger al que predice que el trabajo durará más tiempo y costará más.
- No hay mejor momento que el presente para que retrase lo que no se quiere hacer.
- Cualquier cosa que vale la pena hacer, ayer también valía la pena hacerla.
- Los trabajos sencillos siempre se dejan para después porque ya habrá tiempo de hacerlos.
- Cuando vemos que no llegamos a tiempo a nuestro objetivo empezamos con las suposiciones. Aunque la suposición es la madre de todas las pifias.
- Un proyecto de trabajo se expande hasta llenar todo el espacio disponible. Y no importa lo grande que sea el espacio. Si hay dos proyectos que deban hacerse a la vez, los dos requerirán la misma porción de espacio de trabajo.
- El tiempo libre del que se puede disponer de una manera imprevista siempre se malgasta inevitablemente.

La forma de mejorar la gestión de nuestro tiempo no está en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una de ellas el tiempo necesario, ni más, ni menos.

John Smith y su esposa se encontraban de Luna de Miel en una playa de Jamaica. La luna era llena, las estrellas brillaban y el suave murmullo de las olas rompiendo en la orilla invitaba a la imaginación.

John llevaba trabajando en el Departamento de Finanzas de la cadena hotelera Flinstones Resorts desde hace más de 9 años. Nunca había tenido tiempo para disfrutar su vida actual. Sin embargo era consciente de que la felicidad estaba a la vuelta de la esquina, aunque en realidad no tenía una idea demasiado clara de lo que realmente era la felicidad para él y su familia.

Esposo y esposa, arrullados por la brisa del mar, comenzaron a imaginar el resto de su vida como si fuera una película, como las que hacen en Hollywood, de "las del chico y la chica". En su película, ellos eran los protagonistas.

¿Cómo podemos hacer esta película especial? -preguntaba John. ¿Cómo tienen que ser los protagonistas?. ¿Qué les tiene que pasar?. ¿Quienes más tienen que estar en la película?. ¿Cómo emplearían los protagonistas su tiempo?, ¿Solos?, ¿Juntos?, ¿Con otros?. ¿Qué harían los fines de semana, por las tardes, por las mañanas, en el trabajo, en vacaciones,...?.

Su esposa no pudo contener un sentido suspiro al ver la luna reflejada en los ojos de John.

Pero de aquella idílica Luna de Miel han pasado ya 10 años.

Si completamos nosotros la película veremos que existe una diferencia abismal entre la película real de los últimos 10 años en la vida de nuestros protagonistas, y la película ideal que trataron de escribir.

El tomar la decisión sobre qué es lo que se quiere en la vida es una de las cuestiones más difíciles. Muchas personas nunca se deciden a afrontar esta cuestión. Casi todas las personas desean conseguir más de la vida, pero se encuentran muy despistados sobre lo que este "MAS DE LA VIDA" tendría que ser. Pruebe a contestar a la pregunta de ¿qué desea hacer en su vida?.

Imagínese el resto de su vida como si fuera una película en la que usted es el protagonista, el guionista y el director. Usted escribe el argumento, decide el lugar y elige a los actores secundarios. Describa lo que sería un día perfecto en su vida dentro de cinco años.

Quizá se encuentre en un apuro. Pero tranquilo. Todos pasamos por el mismo sitio. Si ha tratado de iniciar este ejercicio que proponíamos en el párrafo anterior, se habrá dado cuenta que en todo proceso de planificación debemos darnos cuenta, valga la redundancia, de qué es lo que nos pasa en el momento actual para poder cambiar situaciones futuras.

Si quisiéramos escribir, en vez de una película "romanticona", una película laboral deberemos movernos en una dirección única, tratando de armonizar los conocimientos y deseos, traduciendo cada uno de los objetivos en tareas específicas y de irlas pasando en bloques temporales, una a una a la lista diaria. Deberemos realizar un seguimiento con puntos de control en las fases intermedias que previamente hayamos determinado.

Muchas personas mantienen un aspecto claro de que su cerebro está sobrecargado durante largos periodos. Ven todas sus futuras obligaciones, en el trabajo y en su vida personal, como una conjunto de tareas no estructurado y desorganizado. Lo grande y lo pequeño están mezclado, sin ningún orden ni concierto. Esto da como resultado un cerebro totalmente ocupado en el procesamiento de infinidad de pequeños detalles que no están relacionados entre sí, donde resulta imposible distinguir entre lo importante y lo trivial.

Muchas cosas se olvidan, o se realizan en un orden inconexo, simplemente guiadas por el impulso.

Ante esta situación es frecuente que no se haga nada, floreciendo de esta manera un sentimiento de culpabilidad o mala conciencia ante el trabajo no realizado. Las prioridades del trabajo se han fijado de una manera equivocada. En un momento determinado parece que es más importante lo que es visible en una agenda teniendo el despacho totalmente desordenado.

Existe una correlación directa entre la visión global o de conjunto y el nivel de actividad que se realiza. Un requisito previo para la espontaneidad y la creatividad es un nivel de energía lo suficientemente alto, que va a depender de la visión global y del sentimiento de control de las situaciones.

Tener un plan preparado para el próximo periodo de planificación antes de que termine el anterior dará al cerebro subconsciente la oportunidad de "dormir sobre éste". De esta manera se pueden producir nuevas ideas sobre como mejorar los resultados del periodo siguiente.

Una buena táctica consiste en escribir las ideas justo en el momento en que a uno se le ocurren. Este registro va a aliviar al cerebro consciente. Solamente cuando se sienta que el día siguiente ya está controlado y que la cabeza no está llena de "cabos sueltos" se podrá disfrutar del momento presente.

Si queremos salir de la situación caótica de la desorganización, se deben fijar unos objetivos, que han de ser:

- Muy concretos y específicos.
- Pocos pero muy importantes.
- Compatibilizables entre ellos.
- Alcanzables, pero con dificultad.
- Cuantificables (en la medida de lo posible).
- A plazos, e incluso con escalones intermedios para facilitar su seguimiento.
- Escritos y fácilmente consultables.
- Que según evolucionan las situaciones evolucionen también los objetivos.
- Y la propia evolución y desarrollo personal deben hacer variar la importancia de las cosas.

De igual modo, a estos objetivos hay que asignarles unas prioridades. Tener definidos los objetivos supone la existencia de un rumbo de trabajo.
Pero los objetivos no se alcanzan si no es a través de las actividades que se realizan. "La trampa de la actividad" consiste en que estamos tan ocupados en lo que hacemos que olvidamos para qué lo estamos haciendo. Establecer la prioridad de cada actividad es la mejor, y casi única, garantía posible de lograr la eficacia que se requiere en cada trabajo.

 

Tips

Jamaican reggae star Bob Marley also wrote Eric Clapton's hit I Shot the Sheriff and Johnny Nash's Stir it up.