No. 7 Evaluación de la rentabilidad y las prioridades

   
 
Introducción
Física y metafísica del tiempo
Cronopatología de la vida cotidiana
Qué es la eficacia
Determinación de objetivos y prioridades
Planificación de las actividades
Evaluación de la rentabilidad y las prioridades
Planificación y programación del tiempo
Aprender a decir no
Causas de las pérdidas de tiempo
Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas
Cómo no "dar largas a las tareas"
Delegar tareas o funciones
Evitar perder el tiempo en reuniones
Caso práctico ¿incompatibles compatibilidades o compatibles incompatibilidades?
Evaluación de la rentabilidad y las prioridades

  Características Ejemplos Prioridad
Tareas de alta rentabilidad Promete grandes beneficios.Son a menudo autoiniciadas. Hay un gran intervalo de tiempo entre iniciación y resultados. Diseño de una campaña de adjudicación. Elaboración de un sistema contable para ahorrar dinero. Normalmente 1 Ocasionalmente 2
Tareas de
rentabilidad
negativa
La falta de adecuación o negligencia podrían ser perjudiciales. Plazo límite inminente o arbitrario. Informe de ventas para el día siguiente. Reunión de urgencia para corregir un error en el informe del cliente.
Normalmente 1 ó 2 Ocasionalmente 3
Tareas de
rentabilidad
media
Son de escasa rentabilidad, ya sea negativa o positiva. Reunión rutinaria con clientes. Preparación de la declaración de la renta para el contable. Normalmente 2 ó 3 Ocasionalmente 1
Tareas de
rentabilidad
baja
Normalmente incluyen aspectos básicos del trabajo. Entrañan libertad en cuanto al momento de despacharlas.
Trabajo rutinario. Nueva redacción de una carta o memorándum poco importantes. 3 ó nula
Prioridades: 1- Tareas urgentes, exigentes, que requieren concentración. 2- Prioridad media. 3- Prioridad baja y tareas rutinarias

Si un directivo no es capaz de administrar su tiempo, ¿qué otras cosas será capaz de administrar?. A continuación se enumeran cinco propuestas para la planificación de la jornada laboral:

- Registrar sobre soporte de papel, preferiblemente encuadernado para evitar la pérdida de las hojas, cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto o recado que surja, sin atender a su importancia. Esto lo podemos denominar como lista maestra, que será el registro continuo de las tareas previstas para realizar.

- Repasar a diario la lista maestra. Los grandes proyectos han de dividirse en aspectos de menor escala. Se deberá suprimir o delegar aquellas tareas que se pueda. En la agenda se anotará aquellas tareas que puedan aplazarse. En una lista diaria se deberán anotar las tareas inmediatas. En este momento, estas tareas deben ser eliminadas de la lista maestra.

- La lista diaria debe confeccionarse seleccionando un máximo de 10 tareas de la agenda, de la lista maestra, de las que surgieron en la jornada anterior. Clasificarlas con los números 1, 2, ó 3 según la prioridad y el nivel de esfuerzo que requieran. No se deben programar más de más de 3 ó 4 tareas de prioridad 1 por jornada laboral. Una vez establecidas las tareas de prioridad 1, entonces es cuando se reparten a lo largo del día las tareas de prioridad 2 y 3.

- Realizar la evaluación de las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: alta, negativa (aquellas que se derivan en consecuencias negativas si no se realizan), media o baja. Se debe procurar una actividad de alta rentabilidad en la lista diaria y reducir las de rentabilidad baja.

- Se debe determinan la zona horaria donde se produce mayor rendimiento. A esta zona horaria se le debe asignar las tareas de prioridad 1 de la lista diaria. Las tareas no prioritarias se deben realizar en las zonas horarias de bajo rendimiento. Conviene agrupar las llamadas y citas en bloques de tal manera que no interrumpan la zona de alto rendimiento que debe ser dedicado a las tareas de prioridad 1.

       

En las partes descendentes de la curva de rendimiento, aunmenta el
riesgo de accidente laboral por fatiga.

Cómo preparar la lista diaria de cosas que hacer:

- Se debe ser realista y consciente de las limitaciones del tiempo. No se deben programar más cosas de las que realmente se pueden hacer. Lo que se deja sin hacer nos fatiga y nos frustra. lo que se termina estimula.

- Hay que dejar un margen de tiempo. No ocupar cada minuto con un montón de actividades ya que se debe prever lo inesperado (clientes que llegan tarde, proyectos que llevan más tiempo,...).

- Revisar cada mañana la lista diaria antes de empezar el trabajo. Conviene situarla a la vista y consultarla periódicamente durante el día para tener en mente los objetivos de la jornada.

- Si a lo largo del día se realiza alguna tarea que no estuviera programada en la lista, debe añadirse a ésta. De esta manera, al terminar la jornada verá si cumple los objetivos propuestos.

- Antes de hacer cada una de las tareas que se han incluido en la lista, hay que preguntarse "¿Por qué lo tengo que hacer yo?". Si otra persona puede encargarse, hay que pasársela sin más.

- Las actividades deben agruparse de modo que puedan quedar juntas las que tengan relación entre sí. Por ejemplo, si hay que realizar una llamada importante a través del teléfono, se debe aprovechar para realizar todas las llamadas que se tengan previstas.

- Hay que concretar y centrarse más en el rendimiento que en la urgencia. Hay que realizar todos los días algo que nos acerque a las metas. Soñar despierto no es suficiente.

 

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