No. 7 Evitar perder el tiempo en reuniones

   
 
Introducción
Física y metafísica del tiempo
Cronopatología de la vida cotidiana
Qué es la eficacia
Determinación de objetivos y prioridades
Planificación de las actividades
Evaluación de la rentabilidad y las prioridades
Planificación y programación del tiempo
Aprender a decir no
Causas de las pérdidas de tiempo
Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas
Cómo no "dar largas a las tareas"
Delegar tareas o funciones
Evitar perder el tiempo en reuniones
Caso práctico ¿incompatibles compatibilidades o compatibles incompatibilidades?
Evitar perder el tiempo en reuniones

El Servicio de Recursos Turísticos, S. A., es una empresa de consultoría y capacitaciónen el campo del turismo, establecida más o menos hace treinta años, para proporcionar servicios de capacitación a organizaciones profesionales, cívicas y de otros diversos tipos.

Un director de área superervisa cierto número de sucursales, y un director de equipo es responsable del desempeño de cada individuo dentro de una oficina sucursal. En este caso particular, Edgar Jara, de 52 años, es el director de área. Ha trabajado 25 años en la empresa y ha sido director de equipo durante 10 años, hasta su ascenso a director de área hace pocos meses. Existen varios problemas en una de las sucursales a cargo de Jara. El equipo de la sucursal está formado por 5 profesionales (todos graduados universitarios) y dos secretarias con experiencia en el Servicio de Recursos Turísticos, S. A.

Semanalmente hay conferencias informales del equipo dirigidas por el director del mismo, para revisar el trabajo que ha efectuado la sucursal y discutir los proyectos futuros. Los miembros del equipo (en varias combinaciones) algunas veces trabajan, juntos en proyectos y otras trabajan en forma individual y por separado. Las reuniones semanales del equipo son un medio para mantener informados a todos los miembros acerca del trabajo realizado por el equipo en total. Además, dichas reuniones sirven para iniciar nuevos proyectos y formar equipos en las nuevas tareas.

    PERSONAJES
     
    Juan Piña: Director de equipo, de 38 años de edad, fue ascendido a director hace dos semanas cuando el director anterior, Daniel Sanz, después de 20 años de trabajar como director de equipo en esta oficina, aceptó un puesto dentro de otra empresa de otro estado. Previamente, Juan Piña ocupaba el puesto que ahora tiene Wilberto Ponce, que fue empleado hace sólo una semana. Juan Piña ha trabajado durante quince años en esta sucursal y ha tenido una excelente relación de trabajo con todos los miembros del equipo. Era lógico que fuera nombrado director de equipo, debido a su experiencia en las distintas fases del trabajo en Servicio de Recursos y por su experiencia como el brazo derecho de Sanz. Piña, como director de asesoría, también trabaja en proyectos de asesoría para los clientes a los que sirve su empresa.

Edith Carpio: Tiene 63 años de edad, ha trabajado durante 22 años para la empresa y es considerada como un muy buen elemento dentro de su trabajo. Ha demostrado ser valiosa ayuda para los nuevos miembros del equipo al colaborar para que se ajusten a los requerimientos de la organización y a las experiencias de trabajo. Edith ha trabajado en otras dos sucursales de Servicio de Recursos y ha dejado las dos para mejorar, pues recibió amplias recomendaciones.
Ernesto Elliot:Tiene 33 años de edad, ha trabajado once años en servicio de Recursos, ha trabajado en otra sucursal, y es considerado por sus compañeros de trabajo como un empleado muy confiable y progresista.

Juana Tudor: Tiene 28 años de edad, ha trabajado ocho años en la empresa y ha sido Miembro del equipo de sta sucursal durante dos años, de seis años en otra sucursal. Juana está interesada en su trabajo y ha cumplido muy bien las responsabilidades que se le han asignado.

Wilberto Ponce: Tiene 24 años de edad, cumplió apenas una semana en Servicios de Recursos. Fue contratado por la empresa justamente después de terminar la universidad y graduarse con el título de psicología. Fue empleado para llenar la vacante que dejó Juan Piña al ser ascendido.

     

Aunque Edith Carpio y Juana Tudor han trabajado en algunos proyectos con todas las combinaciones de otros miembros del equipo, nunca se ofrecen como voluntarias para aceptar juntas un proyecto o trabajar juntas en combinación con otros miembros. Solamente trabajan cuando el director del equipo las asigna específicamente. Nunca dan crédito una de otra por el trabajo que ha sido satisfactoriamente, ni parecen reconocer sus respectivas aptitudes. Se sabe que han peleado cuando han sido obligadas a trabajar juntas. El director anterior, Daniel Sanz, consciente del problema pero no hizo nada para corregir la situación. Evitó afrontar el problema al no asignar a ambas a trabajar juntas, excepto en casos especiales. En distintas ocasiones cada una de ellas se quejó de la otra ante Sanz, pero él sólo las escuchaba y les pedía paciencia.

Juan Piña, uno de sus colegas, también conocía los problemas entre ambas. Sin embargo, Juan quería tener buenas relaciones con las dos; así que las oyó y les pidió ser más tolerantes entre sí, pero no hizo más. En algunas ocasiones ofreció consejos, pero nunca fue aceptado. Piña y los otros miembros del equipo saben que el equipo se beneficiaría si existiera una relación de trabajo mejor y más cercana entre ellas. Cada una tiene habilidades especiales que serían muy útiles en varias tareas. Un poco antes de que Daniel Sanz dejara el equipo para aceptar su nuevo trabajo, tanto Edith como Juana platicaron en confianza con Edgar Jara, el director de área, sobre algunas de las dificultades existentes entre las dos. Ninguna supo que la otra había hablado con él. Durante las pláticas fue revelada a Jara la siguiente información:

Edith Carpio: Edith no piensa que Juana esté dispuesta a trabajar tanto como los otros miembros del equipo en los proyectos de préstamos. Creía que Juana no era profesionalmente capaz como debería serlo para el puesto que ocupa. Pensaba que Juana asumía una actitud no cooperativa y que no estaba interesada en recibir consejos o ayuda de los otros miembros del equipo. Estaba segura de que en las reuniones del equipo Juana no era justa cuando generalmente informaba lo que había logrado. Sin embargo, expresó su disposición para trabajar en algunas tareas junto con Juana, pero decía que ésta no cumpliría las normas esperadas ni cooperaría.

Juana Tudor: Juana aseguraba que con frecuencia Edith trataba de interferir en su trabajo y siempre estaba tratando de hacer que se viera mal. Sabía que Edith había manejado con mucho éxito su trabajo en préstamos, pero no quería trabajar con Edith. Juana prefería no tener ningún roce. Cuando les asignaban un trabajo juntas, discutía el proyecto sólo lo absolutamente necesario y no hacía más de lo requerido para cumplir con su deber. Cuando realizaban tareas comunes, había muy poca conversación e interacción con Edith; de hecho, no más de la necesaria. Juana no estaba dispuesta ni interesada en hacer un esfuerzo para mejorar sus relaciones y creía que lo mejor para las dos era mantener la distancia y tratar de no comprometerse.

Se debe señalar que aparentemente Edith y Juana no tenían problemas fuera del trabajo. No se han recibido quejas acerca de Edith o Juana por sus anteriores relaciones de trabajo en las empresas, donde habían trabajado.

Pocos días después de haber ascendido a Juan Piña, Edgar Jara le mencionó lo que sabía sobre las relaciones entre Edith y Juana. Sugirió a Juan Piña que tratara de corregir la situación porque creía que había llegado muy lejos. Piña le dijo que él también conocía la situación y que ya había pensado acerca del problema y planeaba trabajar en un futuro muy próximo.

 

 
  Preguntas
para la
discusión en grupo
  1. Basándose en la información proporcionada en este caso ¿por qué las dos mujeres no trabajan juntas más eficazmente?
2. ¿Qué información adicional resultaría útil para decidir qué hacer para manejar el problema entre ambas mujeres?
3. Qué acciones debe realizar el señor Piña para resolver el conflicto entre las dos, ahora que ha asumido sus nuevas obligaciones como director del equipo?
4. ¿El señor Piña debería haber hecho más para resolver las dificultades entre las mujeres cuando aún era uno de sus colegas (antes de convertirse en director)? ¿si la respuesta es afirmativa, qué podría haber hecho?
5. Ambas mujeres discutieron sus problemas con el director de área, Edgar Jara. ¿Qué debía haber hecho Jara con respecto a su conflicto?
6. ¿Qué tipo de liderazgo y supervisión ejerció el primer director de equipo, Daniel Sanz?
7. Enumere y analice los problemas de comunicación que existen en este caso. ¿Cómo puedemejorarse la comunicación?
8. ¿Qué otros problemas se presentan en este caso?

 

 

 

 

Tips

Puerto Rico has 12 varieties of snakes; none of them are poisonous.