No. 7 Delegar tareas o funciones

   
 
Introducción
Física y metafísica del tiempo
Cronopatología de la vida cotidiana
Qué es la eficacia
Determinación de objetivos y prioridades
Planificación de las actividades
Evaluación de la rentabilidad y las prioridades
Planificación y programación del tiempo
Aprender a decir no
Causas de las pérdidas de tiempo
Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas
Cómo no "dar largas a las tareas"
Delegar tareas o funciones
Evitar perder el tiempo en reuniones
Caso práctico ¿incompatibles compatibilidades o compatibles incompatibilidades?
Delegar tareas o funciones

Delegar funciones, cometidos y responsabilidades en los demás es una de las tareas más difíciles que tiene un directivo o una persona que tiene personal a su cargo. Sin embargo esta es una prueba muy clara de su madurez humana y profesional. El directivo o jefe "superman" (o "superwoman") ya pasó hace mucho tiempo a la historia.

El principal aspecto que se tiene que tener en cuenta es que delegar no es abdicar.

Dirigir es delegar, y delegar es:

- Acotar o asignar tareas.
- Acompañar en el trabajo de otros.
- Corregir y formar a los trabajadores.
- Educar.

Resumiendo: delegar es hacer que otros hagan.

Para ello se necesita método de trabajo, orden y rigor, centrándose en lo estipulado. Delegar constituye la mayor necesidad y el mayor privilegio de un directivo o un jefe.

La clave de la delegación está en la palabra confianza. El elemento de confianza, que subyace en toda delegación eficaz. Este elemento implica siempre un compromiso mutuo, bidireccional.

Hay una serie de pasos recomendables para establecer todo proceso de delegación:

- Definir el proyecto o tarea: Indique el objetivo, importancia, plazos y ámbito de responsabilidad de las personas en las que se delega. Resulta curioso, si no significativo, que aparece un temor en las personas en las que se va a delegar a parecer estúpido, o tener la sensación de estar malgastando el tiempo del superior si hacen demasiadas preguntas. Ante esto, muchas personas en las que van a delegar guardan silencio. De esta manera, la responsabilidad de toda aclaración es solo de la persona que delega. Solicíteles, siempre que sea posible, que sean los delegados los que fijen los plazos. Se debe procurar delegar tareas completas y no por partes. De esta manera se aumenta la visión global o de conjunto. El equipo que trabaja por partes siente muy poco estímulo para trabajar más allá del mínimo exigido.

La globalidad o la responsabilidad de una tarea completa, sin embargo, motiva al equipo de trabajo.

- Conferir la autoridad necesaria y prestar los recursos y apoyo necesarios: Defina el grado de autoridad y/o de autonomía de la persona en la que se delega y a cualquier persona que vaya a participar en la tarea (autonomía para tomar decisiones sin consultar, decisión final que el superior debe aprobar, presentación de decisiones alternativas, presentación de la información correspondiente al superior). Como consejo podríamos recomendar que se pidiesen los memorándums referentes a cualquier problema, referente a sugerencias específicas o en logros obtenidos. Nunca hay que plantear un problema sin plantear posibles soluciones.

- Delegar en busca de resultados: Reaccione ante los resultados del trabajo de sus delegados, proporcionándoles datos suficientes para que conozcan su situación. Es como establecer un salario "mental". no intente nunca controlar como hacen el trabajo sus delegados. La función del supervisor es analizar los resultados, no controlar el trabajo. Nunca se salte al delegado tomando una decisión a sus espaldas, salvo en casos de emergencia. Si ha surgido un problema, aproveche para enseñarle cómo solucionarlo.

- Seguimiento: Revisión de la marcha del trabajo. Es recomendable el establecimiento de plazos como puntos de control.

¿En quíen delegamos?

- Aprenda a reconocer las aptitudes conceptuales que están en la base de las distintas funciones, es decir, ¿a quien tengo que buscar para que se haga esto?.
- Sea consciente de los puntos fuertes y débiles de sus subordinados y de los suyos propios.

- Coordine los conocimientos de todos, incluido el suyo. De esta manera sus subordinados podrán completarse entre sí y suplir las deficiencias mutuas. Si no se puede delegar una tarea completa a una persona, habrá que buscar a dos que se complementen.

- Piense en delegar en otras personas que no sean subordinados suyos, sino colegas.
- Recurra a servicios externos solo cuando no exista en la empresa una persona adecuada para realizar.

- Concrete, establezca plazos. Si le dice a su subordinado "Por favor, prepare ese informe lo antes que pueda", él pensará "¡Fantástico!, eso me da otro mes de plazo".

 

Tips

Dr John Lettsom, born to a Quaker family on Jost van Dyke, was the founder of the London (British) Medical Society and the Royal Humane Society.