No. 7 Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas

   
 
Introducción
Física y metafísica del tiempo
Cronopatología de la vida cotidiana
Qué es la eficacia
Determinación de objetivos y prioridades
Planificación de las actividades
Evaluación de la rentabilidad y las prioridades
Planificación y programación del tiempo
Aprender a decir no
Causas de las pérdidas de tiempo
Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas
Cómo no "dar largas a las tareas"
Delegar tareas o funciones
Evitar perder el tiempo en reuniones
Caso práctico ¿incompatibles compatibilidades o compatibles incompatibilidades?
Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personas

TELEFÓNICAS

- El teléfono debe atenderse de manera selectiva.
- Se deben planificar las llamadas y agruparlas en una misma franja horaria.
- Deben desarrollarse estrategias para cortar las llamadas telefónicas diplomáticamente.
- Saber decir "no".
- Designe a alguno de los empleados como "representantes personales" para clientes o personas que llamen con asiduidad.
- Informe a todos los que le suelen llamar con asiduidad sobre cual es la mejor hora para estar localizado. Se ha de procurar que sea siempre en la misma franja horaria. De esta manera se puede despachar el grupo de interrupciones pon causa telefónica tanto entrantes como salientes. Evidentemente, de esta manera, la interrupción puede ser claramnete planificada.
- De igual manera, trate de enterarse cuales son los momentos óptimos para establecer comunicación con otro interlocutor. De esta manera se evitará tener que efectuar la llamada varias veces hasta conseguir hablar con el otro.
- Conviene limitar la llamadas a no más de 3 minutos.
- Las llamadas salientes deben de estar programadas y conviene tener por escrito la temática o los puntos a comunicar en la llamada. Esto impedirá que nos perdamos en conversaciones inútiles.
- Si una llamada es larga se le debe dar el mismo tratamiento que si fuera una entrevista o una visita, utilizando una ficha para su control.
- Se debe estudiar en conjunto con la secretaria (o secretario) el problema de las llamadas telefónicas. Se deben dar unas instrucciones al respecto y mantener siempre el mismo criterio. De esta manera, la secretaria (o secretario) podrá actuar como filtro.
- Se debe intentar reducir el numero de llamadas. Piénsese antes de llamar si la llamada es necesaria, o puede ser evitada o puede ser delegada.
- Si el teléfono celular no es una herramienta de su trabajo, apáguelo al comenzar la jornada laboral. Si ya un teléfono es fuente de interrupciones, imagínese lo que pueden ser dos.
- Establezca unos periodos de incomunicación y exija que se respeten.
- Lleve un registro de llamadas con la fecha, hora duración, objeto de la llamada y el número de teléfono del interlocutor.
- Organice un sistema de devolución de llamadas.

POR CAUSA DE PERSONAS

- Las personas respetarán su tiempo si les demuestra que también respeta el suyo.
- Cuando el tiempo fijado para una visita se ha agotado o comienza a ser improductivo, muestre intención de levantarse de su asiento.
- Se debe mantener una breve reunión al principio de la jornada entre el jefe y el secretariado.
- Trate con franqueza a todos aquellos compañeros que "pasaban por ahí". Dígales claramente que está ocupado. De esta manera, si saben cuales son sus condiciones impuestas en cuanto a la organización del tiempo, conseguirá que lo respeten.
- Hay algunas personas que les da resultado ir a trabajar antes de lo debido y adelantan mucho trabajo en una hora de alto rendimiento antes de que vengan los demás .
- Establezca la hora de la tranquilidad. Este es en lapso de tiempo durante el cual, cada día, los empleados se ponen de acuerdo en no interumpirse .
- Informe a las personas que normalmente le interrumpen que está poniendo en práctica un método para conseguir trabajar sin interrupciones. Pero indique las horas en las que no desea ser molestado y cíñase a este horario.
- Cuando necesite algo de alguien nunca lo llame (o lo mande llamar) a su despacho. Vaya al despacho, mesa o lugar de trabajo del otro. De esta manera será usted quien controle la visita.
- Si camina por un vestíbulo o pasillo, hágalo de forma decidida. De lo contrario, si camina sin rumbo, todo el mundo se sentirá dispuesto a pararle. Un buen truco es caminar siempre con una carpeta en la mano. Si percibimos que vamos a ser abordados, sólo tenemos que comenzar a leer el "presunto informe" y daremos la sensación de estar ocupados.
- Si recibe una visita inesperada en su despacho, quédese de pie si desea acabar pronto con la interrupción.
- La secretaria (o secretario) estará formado en nuestros criterios para que pueda filtrar llamadas, visitas, cartas. Pero sea consciente que su desorden puede convertirse en un problema de tiempo para nuestra secretaria (o secretario).

LAS AUTOINTERRUPCIONES

Uno mismo también es causa de interrupción. Una de las causas puede ser la personalidad. Se ha demostrado que las personas extrovertidas son más inquietos en el lugar de trabajo y menos resistentes a la fatiga que los introvertidos. Cada uno tenemos nuestra manera de ser y no debemos cambiarnos ya que somos así. Lo que si debemos es darnos cuenta de aquellas conductas que pueden ser contaminantes. Las conductas son hechos totalmente mensurables y el modificar la conducta no va a trastornar para nada nuestra personalidad. Es más, se puede conseguir una mejor adaptación sociolaboral, con el beneficio personal que ello implica.
Hágase las siguientes preguntas:

-¿Tiene desordenada la mesa?
-¿Prolonga en ocasiones el momento para tomar café o para comer?
-¿Suele "dar largas" a las tareas que menos nos apetece hacer?.
-¿Se detiene durante la jornada laboral para saludar o charlar con los compañeros?
-¿Lee cosas que le han tentado cuando debería estar trabajando en otras cosas?
-¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo?
-¿Navega por Internet sin rumbo fijo?

Si contesta SI a alguna de las cuestiones anteriores es que es usted "culpable" de las autointerrupciones. Ante este hecho, sea consciente de la frecuencia con que se rompe la cadena personal de trabajo y se retarda el avance del mismo. Anotar en un cuaderno las veces que uno se autointerrumpe, registrando la fecha, la hora, y la naturaleza de la autointerrupción, puede ayudarle a establecer cual es su patrón de comportamiento y de esta manera corregir conductas.

Una cuestión importante es darse cuenta si somos elementos perturbadores del tiempo de otros.

 

Tips

El territorio de Belice pertenecía oficialmente a España, y el número de colonos británicos fue aumentando hasta que en 1862 fue anexionado como colonia británica con el nombre de Honduras Británica.