Evitar perder el tiempo en reuniones

Hay empresas u organizaciones que padecen una enfermedad de los tiempos modernos conocida como reunionitis crónica. Ojalá fuese aguda, porque se pasaría pronto, pero no. Hay empresas en las que todo se basa en las reuniones, reuniones y más reuniones. No es que las reuniones o comités sean improductivos o innecesarios. Es que una errónea planificación de las reuniones o comités puede convertirse en una pérdida innecesaria de tiempo. Si se va a cuestionar la efectividad o no de las reuniones, piense que, a lo largo de toda la historia de la humanidad nunca nadie le ha levantado un monumento a un comité.

Si queremos evitar la reunionitis como patología y convertir las reuniones en productivas hay que tener en cuenta estos aspectos.

La primera y fundamental premisa es que las reuniones no son para estar en ellas. Son para trabajar.

Para antes de la reunión: Tenga una agenda detallada de los puntos a tratar (orden del día), tenga los objetivos claros sobre el objeto de la misma y establezca un tiempo límite.

Antes de convocar una reunión se deben plantear las siguientes preguntas:

- El tiempo que se va a invertir en esta reunión, ¿vale lo mismo que el rendimiento que se va a obtener de ella?.

-¿Tiene claro los objetivos para la celebración de la reunión?.

-¿Necesita consejo de todos los que van a acudir a la reunión?.

-¿Necesita tener muchos puntos de vista?.

-¿Necesita que el grupo participe para tomar una decisión o para resolver un problema?.

-¿Necesita instruir, entrenar o formar al grupo en nuevos métodos?.

-¿Hay medios más baratos, más rápidos o más cómodos de obtener los mismos resultados?.

-¿Puede enviar un comunicado al equipo?.

-¿Puede poner por escrito los asuntos de rutina y que el personal los lea en su tiempo libre?.

-¿Se podría convocar a la reunión a un representante de cada departamento o sección en vez de que acudiesen todos?.

-¿Puede distribuir la información y pedir al personal que conteste por escrito enviándole las respuestas en una fecha determinada?.

-¿Puede resolverse por teléfono?

-¿Podría hablar individualmente con cada uno de los presuntos convocables en lugar de hacerlo en grupo?

-¿Podría celebrar el departamento menos reuniones?. Es decir, ¿podrían resumirse en una reunión mensual todas las reuniones semanales?.
Llegado a este punto, se puede tener claro si se debe o no convocar dicha reunión. Si decide SI convocar la reunión, entonces pregúntese:

-¿Tiene claro el objetivo para la reunión?

-¿Ha pedido asistencia sólo al personal clave, es decir, aquellos que contribuirán directamente al cumplimiento del objetivo?

-¿Tiene un orden del día?.

-¿Ha anotado los puntos esenciales en el orden del día? (los objetivos de la reunión, los asuntos que tratar, las decisiones a tomar, los problemas a resolver, la cantidad de tiempo para tratar cada asunto?. Usted no tiene problemas. Tan sólo tiene decisiones que tomar.

-¿Tiene tiempo suficiente para distribuir el "Orden del Día" con la suficiente antelación como para que el personal pueda venir preparado para colaborar.

- Si decidió convocar la reunión y no va a ser productiva, recuerde que rectificar es de sabios.

Durante la reunión: Desde el principio defina las reglas del juego, utilice ejemplos para que se vea que lo que se está tratando es o puede ser real y dinamice al grupo mostrando las etapas recorridas e impulsando a otras nuevas.

Despues de la reunión: Se debe redactar un Memo o Acta del trabajo realizado en la reunión donde se incluyan los temas tratados, las decisiones tomadas, qué se le asigna a quién y cuando se acaba el plazo.