Planificación de las actividades


La planificación debe limitarse a intentar disminuir, de la manera que sea posible, las incertidumbres que nos depara el futuro. Consiste en establecer previsiones de cara a alcanzar los objetivos deseados, en lugar de limitarse a reaccionar ante los sucesos o las circunstancias que se vayan presentando.

Una importante consecuencia de la planificación y la programación está en el compromiso con la decisión tomada. Planificar es decidir qué se ha de hacer. programar es decidir cuando se ha de hacer.

Hay que programar las actividades con la suficiente flexibilidad como para poder atender temas imprevistos, pero interesantes. Según el tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de un modo importante de unos a otros.

Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino detrás de una vez establecidos los de medio y largo plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos con la perspectiva de un horizonte más lejano. A partir de este mismo momento se establecen los objetivos intermedios, para alcanzar los cuales serán necesarias actividades a más corto plazo. Se forma de esta manera una pirámide de objetivos, los cuales tienen su vértice en la meta final, que son los objetivos a largo plazo.

La planificación, por ella misma, incrementa la probabilidad de que se realicen las tareas y se facilita de esta manera la planificación del tiempo dedicado a la vida personal. Planificar es tener una visión de conjunto de las tareas a cumplir, asignarles un tiempo razonable y prever un margen para los imprevistos. Para hacerlo, es preciso tener ante nosotros el periodo de tiempo que se quiere planificar. Se deben planificar los compromisos y las obligaciones fijas a los distintos plazos de tiempo, las tareas cotidianas y los proyectos.
Hay una serie de consejos que son útiles para la planificación del tiempo:

- Considerar el día, la semana, mes, año, o fines de semana o trimestres, como conjuntos. Hay que dedicarse a marcar en ellos tiempos fuertes, agobios, tiempos para el descanso, hay que evitar en todo momento trabajar bajo presión.

- Se debe comenzar la planificación de una determinada tarea partiendo desde la fecha en que debe estar terminada, tomando previsión mediante márgenes para las contingencias. De todas maneras es interesante aplicar la "holgura del tiempo" para no quedarnos pillados.

- La unidad del día es el periodo más importante de la planificación. Sin una sólida planificación carece de sentido. Si no se controla la unidad del día no se controla nada en absoluto. Tener controlado el día eleva el nivel de actividad y energía y se reduce el sentimiento de estrés. La planificación a corto plazo, es decir, la suma de pequeños resultados, es la que determina los resultados a largo plazo.

- En el proceso de planificación se deben colocar primero los elementos "mas voluminosos", es decir, los que más rendimiento proporcionan, para de esta manera rellenar los "más pequeños" en huecos o espacios libres. A esto se le denomina el Principio de la Lista de Espera.

- Cada vez que se tenga una idea debe ser anotada de inmediato. Muchas ideas se pierden si no se registran a tiempo.

- Se debe reservar de manera sistemática e imperativa un tiempo para la reflexión y el trabajo a solas. Hay que hacer aparecer en la planificación este tiempo reservado. Si no se planifican estos lapsos de tiempo, al final se decantan por las prioridades ajenas.

- Una planificación ha de ser visible y consultable de manera permanente. Debe, además, de ser fácilmente comprendida.

- Conviene anotar el tiempo que se ha llegado a utilizar en cada tarea.

- Es útil establecer los llamados "Periodos Verdes", es decir, aquellos momentos en los que se puede estar disponible para cualquier persona que haya tratado en vano de contactar mientras se estaba ocupado. De esta manera se reducirá el número de interrupciones, ganando mayor número de periodos de silencio.

- Deben planificarse la "Reunión Consigo Mismo", comenzando éstas por alguna tarea grande que por su naturaleza requiera concentración y tiempo sin molestias. Esto puede mejorar considerablemente el rendimiento de la actividad general.

- El tiempo sobrante de cada día se puede emplear en tareas menores que no necesitan ser realizadas en un momento específico.
De igual forma, hay una serie de consejos útiles para la programación del tiempo:

- Se debe tener listo el programa antes de empezar.

- Programar las actividades en función de los objetivos que se quieren alcanzar.

- Conviene elaborar un programa en torno a los temas esenciales.

- Se debe tratar de acompasar las actividades que desarrollemos, en la medida de lo posible, a los ritmos circadianos o biorritmos.

- Hay que programar el horario siempre por escrito.

- Se deben agrupar las acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que sea posible.

- Se debe mantener a la vista la planificación de las actividades diarias.

- No se debe vacilar en absoluto en asignar largos periodos de tiempo para tareas importantes.

- Asegurarse de asignar a cada actividad tiempo suficiente pero no excesivo.

- Mantener la suficiente flexibilidad para abordar los asuntos no previstos de interés.

- Conviene incluir en el programa algún tiempo para pensar todos los días.

- Igualmente, se debe incluir tiempo fijo para diferentes lecturas profesionales, para seguir al día en nuestro trabajo.